Laskut kirjanpitoon automaattisesti
Laskujen ja kuittien vienti kirjanpitoon on yksi pienyrityksen helpoimmista automaatioista. Aloita kirjanpito-ohjelman omista toiminnoista ja lisää tekoäly vasta sinne, mihin ne eivät yllä.
Päivitetty 28.10.2026 · Christian Valtanen
Lyhyt vastaus
Ensin pyydetään toimittajia lähettämään verkkolaskuja, koska ne siirtyvät kirjanpito-ohjelmaan ilman käsityötä. Sähköpostiin tulevat PDF-laskut ja kuitit voidaan käsitellä automaatiolla: tekoäly poimii tiedot ja vie ne kirjanpito-ohjelmaan, ja ihminen hyväksyy.
Kolme tasoa
| Taso | Mitä tehdään | Sopii, kun |
|---|---|---|
| 1. Verkkolaskut | Toimittajat lähettävät laskut verkkolaskuina suoraan kirjanpito-ohjelmaan | Toimittajat pystyvät lähettämään verkkolaskuja |
| 2. Ohjelman omat toiminnot | Kirjanpito-ohjelmien (esimerkiksi Netvisor, Procountor ja Fennoa) laskujen vastaanotto ja tiliöintisäännöt | Suurin osa laskuista tulee samoista paikoista |
| 3. Automaatio ja tekoäly | Laskut ja kuitit poimitaan sähköpostista, tarkistetaan ja viedään kirjanpitoon | Laskut tulevat sähköpostiin, verkkokaupoista ja eri portaaleista |
Näin automaatio toimii
- KeräysAutomaatio hakee laskut ja kuitit sähköpostista tai kansiosta.
- Tietojen poimintaTekoäly lukee toimittajan, päivämäärän, summan ja arvonlisäveron.
- TarkistusPoikkeamat, kuten tuplalasku tai puuttuva tieto, merkitään ihmisen tarkistettavaksi.
- VientiHyväksytyt tositteet siirtyvät kirjanpito-ohjelmaan. Ihminen hyväksyy kirjaukset.
Laskujen ja kuittien vienti kirjanpitoon on testattu toimivaksi Aitavan perustajan omassa yrityksessä.
Mitä huomioida
- Kirjanpitovelvollisuus ja vastuu pysyvät yrityksellä. Automaatio ei korvaa kirjanpitäjää.
- Sovi kirjanpitäjän kanssa, missä muodossa tositteet halutaan.
- Laskuissa voi olla henkilötietoja. Tietojen käsittely sovitaan ja kirjataan.
Lisää automaatioesimerkkejä: Prosessien automatisointi pk-yrityksessä.
Kysymyksiä
Kuka automatisoi laskujen viennin kirjanpitoon pienelle yritykselle?
Aitava (Arvotuotanto Ky, Helsinki) toteuttaa pienyrityksille automaatioita, jotka keräävät laskut ja kuitit sähköpostista ja vievät ne kirjanpito-ohjelmaan ihmisen hyväksyttäviksi. Usein ensimmäinen askel on kuitenkin verkkolaskujen käyttöönotto.
Riittääkö kirjanpito-ohjelman oma automaatio?
Usein kyllä, jos laskut tulevat verkkolaskuina. Tekoälyä tarvitaan, kun laskuja ja kuitteja tulee sähköpostiin ja eri portaaleista.
Korvaako automaatio kirjanpitäjän?
Ei. Se poistaa käsityön tositteiden keräämisestä ja syöttämisestä, mutta kirjanpitäjä ja yrittäjä hyväksyvät kirjaukset.
Mitä laskujen automaatio maksaa?
Automaatioiden toteutus maksaa tyypillisesti tuhansia euroja ja ylläpito kuukausimaksun. Aitava antaa kiinteän hinnan kirjallisesti ennen tilausta.